蓮塘街道村（居）檔案柜管理和查詢規(guī)范

為了加強(qiáng)農(nóng)村檔案工作,規(guī)范村級檔案管理，服務(wù)新形勢下的農(nóng)村工作，規(guī)范蓮塘街道村級黨務(wù)、事務(wù)、財(cái)務(wù)及面向農(nóng)村、社區(qū)基層政務(wù)公開信息查閱流程，加強(qiáng)蓮塘街道檔案管理工作，做好基層政務(wù)公開向農(nóng)村、社區(qū)延伸，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（下稱《檔案法》）《村級檔案管理辦法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農(nóng)業(yè)法》和其他國家有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。

第一條 本規(guī)范適用于蓮塘街道及其所轄的農(nóng)村、社區(qū)。

第二條 本規(guī)范所稱檔案材料，是指村黨組織、村民委員會、村集體經(jīng)濟(jì)組織等（以下簡稱村級組織）在黨組織建設(shè)、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)及面向農(nóng)村、社區(qū)基層政務(wù)公開工作過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 村（居）檔案柜是指設(shè)置在村（居）民委員會便民服務(wù)中心的，主要存放村（居）公示欄公示期滿材料和其他要求留存材料的，供村（居）民自行查閱的開放式柜體。

第四條 村（居）民委員會應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)村（居）檔案柜的設(shè)立、管理、維護(hù)和檔案的收集、分類、整理、保管和歸檔工作，保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有良好的政治素質(zhì)，遵紀(jì)守法，忠于職守，具備相應(yīng)的檔案管理知識，并經(jīng)過一定的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

第五條 村級檔案中各類文件材料整理方法和歸檔時(shí)間如下：

（一）文書類應(yīng)當(dāng)按照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）的要求進(jìn)行整理，于次年上半年歸檔。

（二）基建項(xiàng)目類應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）的有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理歸檔。

（三）會計(jì)類應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 國家檔案局令第79號）的要求進(jìn)行收集整理，在會計(jì)年度終了后于次年3月底之前歸檔。

（四）照片應(yīng)當(dāng)按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）整理，由拍攝者在拍攝后1個(gè)月內(nèi)將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

（五）電子文件應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）收集歸檔并管理。

第六條 檔案材料均應(yīng)按照要求規(guī)范整理后歸檔，一律由檔案管理人員收錄村（居）檔案柜，統(tǒng)一管理，不得分散保管，任何組織和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第七條 村（居）檔案柜要按照分類方案，科學(xué)、規(guī)范地排列檔案，按照分類標(biāo)簽，從左到右，從上到下垂直存放，做到排列整齊，統(tǒng)一有序，便于查找和利用。定期對檔案管理室的案卷保管條件進(jìn)行檢查，切實(shí)做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。

第八條 村（居）檔案柜中的檔案盒封面或側(cè)邊需注明信息類別、編號、年份、保管期限等信息。檔案保管期限至少為5年，檔案編號為年份、領(lǐng)域拼音大寫首字母、檔案盒數(shù)量的組合，如附件1所示。

檔案盒內(nèi)需附目錄，目錄含序號、文號、文件名稱、公開日期、歸檔日期等信息，新材料入盒歸檔需及時(shí)填寫目錄信息，如附件2所示。

第九條 本村（社區(qū)）全體村（居）民可憑身份證、戶口簿等有效身份證明前往村（居）信息公開集中查閱點(diǎn)（下稱集中查閱點(diǎn)）查閱當(dāng)年度村（居）公開信息，往年信息可前往檔案管理室按照檔案管理辦法申請查閱。

第十條 查閱信息前須在相關(guān)工作人員的指導(dǎo)下做好登記，填寫個(gè)人基本信息、查閱信息的目的及具體內(nèi)容，信息查閱登記表見附件3。確認(rèn)申請人的身份和查閱需求后，由相關(guān)工作人員陪同前往集中查閱點(diǎn)查閱信息。

第十一條 本村（社區(qū)）檔案供村（居）民自行查閱使用。村（居）民委員會不得以任何理由拒絕檔案查詢。查閱信息須在集中查閱點(diǎn)內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在場所內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞公開材料。查閱檔案要遵守利用規(guī)定、履行查閱手續(xù)，不得有涂改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。

第十二條 借閱文件、檔案，原則上不允許帶出集中查閱點(diǎn)，確需帶出時(shí)要經(jīng)村（居）委員會同意，由檔案管理人員做好借閱記錄，檔案管理登記表見附件4。

第十三條 借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得擅自轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換。

第十四條 凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。

第十五條 檔案管理人員需按照檔案產(chǎn)生的實(shí)際情況，及時(shí)收錄歸檔，不得積壓，并及時(shí)做好檔案目錄的更新。

第十六條 檔案管理人員要認(rèn)真做好失去保存價(jià)值的檔案的銷毀工作，嚴(yán)格按程序和手續(xù)辦理，未經(jīng)鑒定或不經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人員不得私自銷毀。

第十七條 檔案管理人員要定期進(jìn)行檔案保管狀況檢查并做好檢查記錄。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取有效措施予以解決或上報(bào)村（居）民委員會，不斷提高查詢服務(wù)效率和檔案管理水平。

第十八條 本規(guī)范自公布之日起施行。

附件1

附件2

附件3

附件4